How to work remotely #1: Am heimischen Schreibtisch.

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How to work remotely.

#1: Am heimischen Schreibtisch

von Daniela Hohmann

Homeoffice. Der Begriff ist fester Bestandteil der modernen Arbeitswelt. Man liest viel davon, aber wenn man sich gezielt umhört, wird diese Arbeitsform selten umgesetzt. Aktuell setzt jedes dritte Unternehmen in Deutschland auf Homeoffice. 70% der Arbeitnehmer haben den Wunsch, doch nur 16% arbeiten tatsächlich von zu Hause aus (Quelle: statista). Auch im Großteil der Stellenangebote findet diese Option keine Erwähnung. Zumindest hierzulande dominiert die sogenannte Präsenzkultur. Warum?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Leider gibt es noch immer Vorurteile gegenüber dem Arbeiten außerhalb des Firmenstandortes. Viele Menschen — sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer — scheuen die damit einhergehenden Umstellungen und Herausforderungen. Dabei lässt sich eine produktive Zusammenarbeit und das ortsunabhängige Arbeiten sehr gut vereinbaren, wenn die Rahmenbedingungen von beiden Seiten gleichermaßen geschaffen werden. Schauen wir uns im ersten Teil dieser Blogartikelserie das wörtlich zu nehmende HomeOffice an, welches am heimischen Schreibtisch stattfindet.

Mehrere Faktoren können der Arbeit zu Hause Steine in den Weg legen, wenn diese nicht frühzeitig bedacht werden. Um fernab vom Unternehmensstandort erfolgreich „remotely“ arbeiten zu können, bedarf es gründlicher Vorbereitung und einem Konzept. Hierbei stellt sich zuerst die Frage:

Welche Form des Homeoffice soll umgesetzt werden?

Zu unterscheiden sind zwei Formen des Homeoffice:

  • Gelegentlich (sporadisch 1 — 2x im Monat, einzelne Tage)
  • Regelmäßig (repetierend mehrmals im Monat, mehrere zusammenhängende Tage)

An erster Stelle steht bei beiden Formen gleichermaßen die Kommunikation. Nur, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich gut miteinander abstimmen und für diese Arbeitsform offen sind, ist es erst möglich, diese gemeinsam erfolgreich zu etablieren. Der Aufgabenbereich sollte klar definiert und abgesteckt sein — die zugeteilten Aufgaben müssen ortsunabhängiges erledigt werden können. Und dementsprechend muss auch das Equipment für ortsunabhängiges Arbeiten ausgelegt sein: Ein fester Desktop-PC fesselt an den Schreibtisch, an dem er installiert ist. Zwingend notwendig ist daher ein eigener Arbeits-Laptop. Es gilt zu gewährleisten, dass man im Homeoffice ebenso diszipliniert und effizient arbeiten kann. Dazu trägt die eigene Mentalität nicht unwesentlich bei. Sich morgens wie gewohnt auf den Arbeitstag vorzubereiten und den Tagesrhythmus in seiner Struktur beizubehalten, ist obligatorisch. Der dritte Punkt, den es zu beachten gilt, ist das heimische Umfeld. Welcher Bereich ist zum Arbeiten geeignet? Was muss noch vorbereitet und gegebenenfalls geändert werden?

Für das gelegentliche Arbeiten im Homeoffice reicht es aus, wenn die Aufgaben im Vorfeld geplant sind und die Dateien, welche dafür benötigt werden, temporär lokal auf dem Laptop zur Verfügung stehen. Um erreichbar zu sein, kann eine Rufumleitung auf das private Handy oder Festnetz eingerichtet werden. Zum Empfangen und Senden von E-Mails genügt eine stabile Internetverbindung von etwa 50 MBits. Als Arbeitsplatz bietet es sich an, einen angemessenen Tisch zu wählen, an dem man bequem und gesund während der vorgesehenen Arbeitszeit arbeiten kann. Dies kann der Esstisch oder auch der Terrassentisch sein — am besten aber aufgeräumt und an einem ruhigen Ort, sodass Ablenkung von außen minimiert ist. Sollte das Arbeiten im Homeoffice über das gelegentliche hinausgehen, ist ein gesundheitsfördernder Arbeitsplatz von großer Wichtigkeit — beispielsweise ein ordentlicher Schreibtischstuhl, oder ein höhenverstellbarer Tisch.

Für das regelmäßige Arbeiten im Homeoffice braucht es langanhaltende und umfassendere Umstellungen. Die Relevanz von Umfeld, persönlicher Verhaltensweise und der eigenen Einstellung steigt mit der Regelmäßigkeit. Der Laptop muss so eingerichtet sein, dass ein permanenter Zugang auf die Server-Laufwerke des Unternehmens ermöglicht ist. So kann jederzeit auf alle Dateien zugegriffen werden. Ideal ist das Arbeiten in einer Cloud, wodurch direktes „live“ Arbeiten in den jeweiligen Dateien gewährleistet ist. Um für dieses direkte Arbeiten aus der Ferne gerüstet zu sein, empfiehlt sich eine leistungsfähigere Internetverbindung von mindestens 100 MBits. Damit stellen auch größere Datenmengen keine Hürde dar. Für die Erreichbarkeit ist es ratsam, ein eigens dafür vorgesehenes Arbeitshandy einzurichten, so ist für eine klare Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Telefonaten gesorgt. Außerdem ist es wichtig, sehr regelmäßig in Kontakt mit den Kollegen und Kolleginnen zu bleiben, um den kontinuierlichen Austausch, den man sonst über die Schreibtische hinweg führt, aufrecht zu erhalten. Je nach Tätigkeit ist außerdem ein größerer Monitor wichtig, um die Augen zu schonen.

Der Arbeitsplatz muss also mehr sein als ein aufgeräumter Esstisch. Um bei regelmäßigem und auch längerfristigem Arbeiten von zu Hause aus effizient zu bleiben, ist es ratsam, sich einen nur dafür bestimmten Arbeitsraum zu schaffen. So kann man sich eine ruhige und inspirierende Arbeits-Atmosphäre herrichten, die nicht vom Wesentlichen ablenkt. Zudem kann nach Feierabend die Tür geschlossen und der Arbeitstag somit beendet werden. Auf diese Weise kann man auch trotz Homeoffice abschalten.

Absprachen und Regelungen zum Thema Homeoffice können nur auf Gegenseitigkeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beruhen. Dies wird in Betriebsvereinbarungen oder dem individuellen Arbeitsvertrag geregelt. Die gesetzlichen Vorgaben wie Arbeits- und Ruhezeiten haben im Homeoffice gleichermaßen Bestand. Ein grundsätzliches Recht auf Homeoffice gibt es jedoch (noch) nicht, denn dem Arbeitgeber bleibt die unternehmerische Freiheit, die Arbeitsorganisation so zu gestalten, wie das Unternehmen es für sinnvoll hält. Der Arbeitnehmer muss akzeptieren, wenn das Arbeiten von zu Hause nicht zum unternehmerischen Konzept gehört.

Aus meiner eigenen Erfahrung heraus kann ich sagen, dass das allein Arbeiten von zu Hause eine Bereicherung ist. Es fördert die eigene Selbstorganisation und Selbstständigkeit. Man lernt verstärkt, seine Aufgaben eigenständig sinnvoll auf die Arbeitszeit aufzuteilen und erreicht so eine Verbesserung der eigenen Effizienz. Ein wechselndes Arbeitsumfeld wirkt inspirierend und regt die Kreativität an. Für Unternehmen bedeutet dies im Umkehrschluss motiviertere Mitarbeiter. Büroflächen können für die anwesenden Arbeitskräfte moderner und zukunftsweisender gestaltet werden, da nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig jeden Tag ihren Schreibtisch für sich beanspruchen. Unsere vielfältige Eurocres Produktpalette bietet hier passende Lösungen.

„New Work ist für mich ein Überbegriff für die Flexibilisierung von Arbeitsort und Arbeitszeit, aber auch für den stetig wachsenden Individualisierungsdrang der Mitarbeiter.“ Jenö Kleemann, Partner bei Eurocres® | Consulting

Zusammenfassung | Checkliste #1: Arbeiten am heimischen Schreibtisch.

gelegentlich

  • Aufgaben für den Homeoffice-Tag im Voraus planen
  • Arbeitsdateien temporär lokal kopieren
  • 50 MBit Anschluss genügt
  • Rufumleitung auf privates Handy oder Festnetztelefon

regelmäßig

  • Zugang zu Firmen-Laufwerken muss eingerichtet sein
  • Bestenfalls: Direkt in einer Cloud arbeiten
  • 100 MBit Anschluss für reibungsloses arbeiten und transferieren großer Datenmengen
  • Eigenes Arbeitshandy
  • größeren Monitor
  • Eigenen Arbeitsraum einrichten (gesundheitsfördernder Stuhl, höhenverstellbarer Tisch)

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