Workplace Management und Workplace Consulting

Die Grundlage für erfolgreiche Unternehmen schaffen – Workplace Management beschreibt die Planung und Steuerung einer optimierten Arbeitsplatzinfrastruktur.

von Sven Wingerter

Workplace Solutions helfen dabei, Arbeitsplätze dank effizienter Raumnutzung angenehm für Mitarbeiter und kosteneffizient für Unternehmen zu gestalten. Moderne Arbeitsplatzgestaltung ist überaus vielseitig und vielschichtig. Warum Workplace Management nun wichtiger ist als je zuvor und wie sich Organisationen mit modernen Tools auf das Arbeitsplatzmanagement der Zukunft vorbereiten können.

Bürogestaltung der Zukunft – wie sich unser Arbeitsplatz verändert

Workplace Solutions der Zukunft unterscheiden sich grundlegend vom Arbeitsplatzmanagement vergangener Jahre und Jahrzehnte. Während bislang der Fokus meist auf einer einzigen Immobilie lag, untergeht die Arbeitswelt nun einer Wandlung hin zu einem multilokalen Workplace Modell mit einer flexibleren Gestaltung des Arbeitsalltags und einem Schwerpunkt auf Vielfältigkeit und Agilität. Die Corona-Pandemie hat zu einer weltweiten Ausbreitung von Remote-Work aus dem Homeoffice geführt. Unternehmen erkannten, dass mobiles Arbeiten funktionieren kann, und viele Mitarbeiter entdeckten die Vorzüge des Homeoffice für sich und möchten daher nur ungern in die vorherige Büroinfrastruktur zurückkehren. Dass das Homeoffice gekommen ist, um zu bleiben, erscheint vielen offensichtlich. Das neue temporäre, duale Modell war allerdings nur ein erster Schritt in Richtung Bürogestaltung der Zukunft. Die Einführung weiterer Arbeitsplatzformen und die dadurch gewonnene Vielfalt an Optionen für Mitarbeiter und Unternehmen bietet die nötige Flexibilität, um sich den Bedürfnissen aller Beteiligten anzupassen. Multilokale Arbeitsorte sind daher fundamental in der Bürogestaltung der Zukunft.   Was beutetet Multilokales WorkPlace Modell? Das Büro als Solitärgebäude gehört der Vergangenheit an. Das traditionelle Büro fungiert nun als Lagerfeuer – es ist nicht mehr der alleinige Ort der Arbeit, sondern dient vielmehr der Kommunikation und dem Miteinander als der Einzel- und Stillarbeit. Es wird zu einem Ort, an dem sich Mitarbeiter treffen und austauschen. Kollaboriert und gearbeitet wird jedoch parallel an mehreren Orten. Individualarbeit wird häufig vom Homeoffice aus verrichtet und mobile Working findet über digitale Arbeitsplätze statt. Austausch, sowohl arbeitsbezogen als auch persönlich, spielt sich zudem in CoWorking Spaces, Third Places, oder Satellite Offices ab. Für Workplace Manager bringt diese neue Realität Herausforderungen mit sich. Einerseits müssen mehrere Orte identifiziert, hergerichtet und betrieben werden. Andererseits vergrößert sich auch das Spektrum der nötigen Maßnahmen, um das Wohlbefinden und die Produktivität aller Beteiligten aufrechtzuerhalten und im Idealfall gar zu steigern.

Workplace Solutions für moderne Arbeitsplatzgestaltung

Wie organisiere ich die Arbeit in diesem neuen, agilen Modell? Insbesondere drei Faktoren spielen bei der Gestaltung eines modernen Arbeitsplatzes eine elementare Rolle. Ihre praktische Umsetzung entscheidet in großem Maße darüber, ob die moderne Arbeitsplatzgestaltung zum Erfolg wird.

Workplace Management Prinzip 1: Third Places

Als Third Places werden Räume der Begegnung bezeichnet. In der modernen Arbeitswelt wird es weniger Schwarz-Weiß-Denken geben: Wir sprechen nicht einerseits von dem Büro als Arbeitsbereich und andererseits vom Zuhause als Wohn- oder Entspannungsbereich. Third Places sind ein Dazwischen, die der gemeinsamen Kommunikation und Erleben dienen. Bei Third Places denken viele zunächst an öffentliche oder halb-öffentliche Orte, wie Cafés, Bibliotheken, Parks oder auch Bahnhöfe und Flughafenterminals. Diese Orte können sowohl zur Arbeit als auch zum Zusammentreffen dienen. Third Places sind allerdings nicht zwingend ausschließlich öffentlich zugänglich, sondern können auch im eigenen Bürogebäude erstellt werden. Um Third Places zu schaffen, muss zunächst die Hauptfrage beantwortet werden: Warum suchen Mitarbeiter Third Places auf? Antworten auf diese Frage gibt es viele – die häufigsten Gründe sind jedoch, dass Third Places kommunikativer sind als ein klassischer Arbeitsplatz, dass das angeregtere Umfeld einen Tapetenwechsel bringt und dass keine Kollegen vom Nachbartisch aus Phasen konzentrierter Arbeit unterbrechen. Third Places stellen einen kreativen Raum für hybride Zusammenarbeit dar und bilden damit einen der Grundpfeiler der mobilen Arbeit. Ein Third Place ist nicht mit einem Pausen- oder Kaffeeraum gleichzustellen. Um Third Places erfolgreich in eine Büroumgebung einzubinden, sollten die nötigen Vorrichtungen für effizientes Arbeiten gegeben sein, wie beispielsweise integrierte Technik. Workplace Management Spezialisten können dabei helfen, die spezifischen Bedürfnisse und Arbeitstypologien verschiedener Mitarbeitergruppen zu identifizieren, um passende Third Places zu gestalten.

Workplace Management Prinzip 2: Aktivitäts-Cluster

Jedes Unternehmen und verschiedene Abteilungen innerhalb des Unternehmens haben unterschiedliche Anforderungen an ihren Arbeitsplatz. Um Arbeits- und Büroflächen ideal zu nutzen, müssen daher Cluster von individuellen Arbeitstypologien erfasst und bewertet werden. Nur wer diese Betriebsprozesse versteht und sich darüber klar ist wie die Mitarbeiter arbeiten und kommunizieren, kann eine Umgebung schaffen, die ihren Bedürfnissen tatsächlich gerecht wird. Glücklicherweise gibt es hilfreiche Workplace Solutions, die Unternehmen bei dieser Aufgabe unterstützen. Der Eurocres ActivityCode Technologie errechnet Planungsanforderungen für Raum- und Flächenprogramme basierend auf realen (gemessenen) Mitarbeiteraktivitäten und Arbeitsprozessen. Das onlinebasierte Analysetool erfasst die individuellen Aktivitäten und Tätigkeitsprofile der Mitarbeiter, um optimale Raumprogramme zu entwickeln. Die Software NetScan analysiert und berechnet Kommunikationsnetzwerke, um die Belegungsplanung zu optimieren und Informationsaustausch zu vereinfachen. Mit NetScan Mobile Working geht das Konzept noch einen Schritt weiter. Dieses digitale Tool simuliert den benötigten Anteil an Präsenzkommunikation in Büros in der Nach-Corona-Welt. Durch die Bestimmung der nötigen Präsenz-Bürofläche werden Einsparpotenziale deutlich, die die Realität des Arbeitsalltages in Betracht ziehen und daher keinerlei negative Auswirkungen auf das Tagesgeschehen haben.

Workplace Management Prinzip 3: Technologie

Der dritte und nicht unbedeutende Faktor ist Digitalisierung. Weniger ortsbezogene Tätigkeit führt zu erhöhtem Bedarf an IT-Infrastruktur, um Kommunikation und Zusammenarbeit aufrecht zu erhalten und die Effizienz mobiler Arbeit zu steigern. Digitale Assistenten und Change-Management Beauftragte werden daher eine Schlüsselrolle in der Weiterentwicklung der Digitalisierung innerhalb von Unternehmen führen. Der Erfolg neuer IT Workplace Solutions hängt nämlich zum einen von der Industrie und ihrer Innovationen ab, zum anderen aber auch von der Bereitschaft und Kompetenz der Mitarbeiter, neue Arbeitsweisen und Technologien zu nutzen.

Wie viel Bürofläche benötigt moderne Arbeitsplatzgestaltung?

Doch nicht nur die Anforderungen an Büros in der Zukunft sind im Wandel. Unternehmen stehen zudem einer grundlegenden Frage gegenüber: Wie viel Bürofläche brauche ich nach Corona noch? Das Hauptkriterium für die benötigte Fläche ist die Anzahl der Mitarbeiter. Die Bürofläche pro Mitarbeiter zu berechnen wird durch hybride und mobile Arbeit jedoch komplexer, da das Hauptkriterium nicht einfach die gesamte Belegschaft ist, sondern die Anzahl der Mitarbeiter, die tagesaktuell sich entscheiden im Büro präsent sein werden. Workplace Consulting kann hier Licht ins Dunkel bringen und eine individuell passende Lösung erarbeiten. Ein erster Anhaltspunkt für die nötige Fläche kann jedoch auch schnell mithilfe der Eurocres m²-Check App bestimmt werden. Basierend auf nur den wichtigsten Informationen wird die tatsächlich benötigte Präsenz-Bürofläche errechnet und Einsparpotenziale durch reduzierte Flächennutzung deutlich.

Workplace Management und Nachhaltigkeit

Workplace Solutions müssen besonders eines sein: Nachhaltig. In den letzten zwei Jahren konzentrierten sich viele Unternehmen darauf, Übergangslösungen zu schaffen, die in unvorhergesehen Zeiten die Aufrechterhaltung des Tagesgeschäftes garantierten. Nun ist jedoch der Moment gekommen, an die Zukunft zu denken und ein Umfeld zu gestalten, in dem das Unternehmen langfristig Erfolg haben kann, die Umwelt bestmöglich geschützt wird und Mitarbeiter dauerhaft zufrieden und gesund sind. Heimarbeit spart 500.000 Barrel Öl – am Tag – diese Schlagzeile verdeutlicht, wie groß der Einfluss von Büroarbeit auf die Umwelt ist. Hauptgrund für die Öleinsparung ist der Arbeitsweg in Privatautos. Eine Reduktion in Fahrtwegen könnte daher nicht nur der Umwelt, sondern auch den Mitarbeitern selbst zugutekommen. Schätzungen nach könnte ein hybrides Arbeitsmodell für Pendler Kosteneinsparungen in Höhe von durchschnittlich 400 Dollar pro Jahr mit sich bringen. Eine weitere beträchtliche Kennzahl: Nach Angaben der Bundesregierung ist der Gebäudesektor für 14% der CO2-Emissionen in Deutschland verantwortlich. Von der Zementherstellung bis hin zur täglichen Beleuchtung – jeder Quadratmeter an Bürofläche hinterlässt einen ökologischen Fußabdruck. Immobilien strategisch und bewusst zu nutzen ist daher mehr als nur die Optimierung von Arbeitsflächen zur Kosteneinsparung. Es ist unser Beitrag dazu, unseren Ressourcenverbrauch zu moderieren, um nachhaltig wirtschaften zu können.  

Warum ist Workplace Management wichtig?

 

Strategisches Workplace Management

Auf einem strategischen Level muss moderne Arbeitsplatzgestaltung die Mission des Unternehmens reflektieren. Welches Workplace Modell passt zu meinen Zielen? Ist Wachstum geplant? Neben allgemeinen Fragen ist auch von Bedeutung, wie sich das Unternehmen auf dem Arbeitsmarkt präsentieren will. In Zeiten des Fachkräftemangels spielt auch die Qualität des Arbeitsplatzes einer Rolle im Kampf um die besten Fachkräfte. Viele qualifizierte potenzielle Mitarbeiter legen inzwischen nicht nur Wert auf die Position an sich, sondern auch auf das Arbeitsumfeld. Durch strategisches Workplace Management kann so ein relevanter Wettbewerbsvorteil entstehen.

Taktisches Workplace Management

Taktisches Workplace Management beschreibt die nötigen Prozesse, um die formulierte Strategie erfolgreich umzusetzen und das Arbeitsplatzkonzept zu verbessern. Basierend auf ausgiebigen Analysen werden Lösungen verwirklicht, um sowohl Bürofläche als auch Arbeitsprozesse zu optimieren. So kann effiziente Raumausnutzung zu erheblichen – und langfristigen –Kostenoptimierungen führen. Außerdem hat das Arbeitsumfeld entscheidenden Einfluss auf die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter und somit den Erfolg des Unternehmens.

Operatives Workplace Management

Um Workplace Management auch auf operativer Ebene zielführend zu strukturieren, muss das Tagesgeschäft aller Beteiligten in Betracht gezogen werden. Flexibilität und die Garantie reibungsloser Abläufe stellen die Grundlage für eine gesunde und produktive Organisation dar. Ästhetische Inneneinrichtung oder reduzierte Flächen allein helfen dem Unternehmen nicht voran, wenn der Alltag der Mitarbeiter bei der Planung nicht berücksichtigt wurde. Operatives Workplace Management zielt daher darauf ab, dass jeder Mitarbeiter seinen täglichen Aufgaben problemlos nachgehen kann. Sind beispielsweise Videokonferenzen geplant und der Mitarbeiter muss zunächst auf kompliziertem Weg nach einer entsprechenden verfügbaren Räumlichkeit suchen oder hat keine zur sofortigen Verfügung, mindert dies seine Produktivität und Motivation. Ein Arbeitsplatz muss sowohl komfortabel als auch zweckdienlich sein, um das Tagesgeschäft nicht zu behindern – operatives Workplace Management garantiert genau das.

Workplace Management – Jetzt ist die Zeit zum Handeln

Die moderne Arbeitswelt ist im Wandel und Unternehmen müssen nun reagieren, um für die Bürogestaltung der Zukunft gewappnet zu sein. Nach monatelangen, stetigen Anpassungen an neue Corona-Richtlinien, ist nun die Zeit gekommen, proaktiv neue Bürokonzepte zu erstellen und umzusetzen. Die Anzahl an nötigen Arbeitsplätzen und der Remote-Work-Anteil sind dabei nur zwei der vielen Faktoren, die berücksichtigt werden sollten. Die Herausforderung besteht darin, durch moderne Workplace Solutions eine Umgebung zu gestalten, in der Mitarbeiter sowohl glücklich als auch produktiv sind, in der Kommunikation und Informationsfluss trotz reduzierter Präsenzzeit garantiert werden, und in der das Unternehmen langfristig und nachhaltig Kosten einsparen kann. Die neue Vielschichtigkeit des Workplace Management lässt diesen Prozess als Herkulesaufgabe erscheinen und kann dazu verleiten, weiterhin auf graduelle Anpassungen und Übergangslösungen zu setzen. Die gute Nachricht ist jedoch, dass Unternehmen in dieser Mission nicht auf sich allein gestellt sind. Professionelles Arbeitsplatzmanagement durch Experten von Eurocres Consulting unterstützt sie mit innovativen Tools und langjähriger Expertise dabei, Produktivität zu steigern und eine solide Grundlage für eine flexible und profitable Organisation zu schaffen.